SMAC accélère sa transformation avec l’ERP SAP S/4HANA et Augusta Reeves
En optant pour un système intégré SAP S/4HANA, SMAC gère ses processus de bout en bout, fluidifie les échanges entre ses équipes et marque aussi des points sur le terrain de la mobilité. Un critère important pour assurer un meilleur suivi des chantiers.
SMAC se décrit comme un opérateur global de l’enveloppe du bâtiment. L’ETI réalise des travaux d’étanchéité, de rénovation énergétique, mais aussi de bardage et de couverture. Elle assure également des tâches d’entretien et de maintenance de toitures et façades, au travers de SMAC Assistance Service.
SMAC compte 2200 collaborateurs, répartis dans plus de 60 établissements, situés principalement en France métropolitaine. L’entreprise a réalisé en 2021 un chiffre d’affaires de 406 millions d’euros, pour plus de 10000 chantiers réalisés.
Le système informatique de SMAC était composé de plus de 80 applications différentes n’ayant que peu évolué au fil des ans et devenant de moins en moins adaptées aux besoins des équipes. De plus, ces outils n’étaient qu’imparfaitement connectés entre eux, ce qui se traduisait par d’inutiles ressaisies de données.
Un ERP pour accompagner la croissance de SMAC
Fin 2019, SMAC a décidé de mettre en place un ERP capable d’accompagner son développement et d’améliorer sa productivité, au travers de la mise en place de processus de bout en bout et d’une fluidification des échanges entre équipes métiers. Un outil qui devait également pouvoir être utilisable en mobilité et offrir à chaque instant une visibilité complète des activités de l’entreprise.
Phoenix est l’ERP des collaborateurs, construit par les collaborateurs, résume Alban Melero, Directeur des opérations chez SMAC. Pour être au plus proche de leurs attentes, nous avons souhaité que cet ERP soit construit par une équipe projet qui vient essentiellement du terrain.
Après avoir défini son cahier des charges, SMAC se tourne vers les éditeurs de logiciels.
Nous avons choisi SAP, car il s’agit d’un éditeur connu qui a fait ses preuves. De plus, la solution SAP S/4HANA, complétée par l’offre FIT2 d’Augusta Reeves, apparaissait la plus adaptée pour une entreprise du secteur du BTP comme la nôtre. Nous avons fait le choix de collaborer avec Augusta Reeves, du fait de sa bonne connaissance du secteur du BTP. La compréhension qu’Augusta Reeves a eue de notre besoin et sa transcription dans l’accompagnement lié à son offre nous ont séduits.
SAP S/4HANA a su répondre aux principaux objectifs de SMAC :
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centralisation des données
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pilotage actif du suivi de chantier
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mobilité accrue
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possibilité de conserver les outils spécifiques de SMAC
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connexion possible avec les autres outils de l’entreprise, notamment RH
Un projet mené tambour battant… en mode visio
Lancé le premier janvier 2020, le projet avait pour objectif de livrer un ERP capable de couvrir l’ensemble des activités des agences situées en France métropolitaine. Le tout dans un délai particulièrement court d’un an.
Une longue phase de conception a permis de retranscrire les processus de SMAC dans l’ERP SAP S/4HANA, mais aussi d’en revoir certains. Ce n’est qu’en septembre 2020 que démarrent les phases de test et de reprise des données. L’achèvement des tests et formations est réalisé en janvier 2021, avec une mise en production de l’ERP SAP S/4HANA le premier mars 2021.
Le confinement nous a obligés à fonctionner en visio, explique Alban Melero. Nous devions être plus pointus dans la préparation de nos réunions pour garder une cohérence dans la conception de notre projet. Nous faisions régulièrement des réunions transverses, afin de nous assurer que les processus mis en place s’intégraient parfaitement aux différents domaines de l’entreprise. Les équipes d’Augusta Reeves ont su être à l’écoute, afin d’adapter l’outil à notre métier et notre fonctionnement. Elles ont également su nous alerter sur les éventuels risques liés à la mise en place de telle ou telle fonctionnalité.
De l’importance d’un accompagnement… et de l’entraide
Un projet d’une telle ampleur nécessite un accompagnement des équipes.
Pour préparer nos collaborateurs aux différents changements qui allaient s’opérer, nous avons mis en place trois mois avant le lancement officiel des newsletters hebdomadaires, afin de les préparer aux changements qui allaient s’opérer.
Des guides d’utilisation et des tutoriels ont été créés, en collaboration avec Augusta Reeves. Une fois ces supports prêts, des utilisateurs clés ont été formés dans chaque agence, ces derniers étant chargés de former à leur tour leurs collègues. Enfin, l’équipe projet a été mobilisée lors de la mise en production de l’ERP, afin d’accompagner les agences et de répondre aux premières questions.
Les collaborateurs de SMAC ont tout d’abord été désorientés. Il a fallu quelques semaines à nos équipes pour s’approprier toutes les fonctionnalités de l’outil. Elles ont dû réinventer leur manière de travailler, se challenger sur les nouveaux process et redéfinir leurs workflows internes. Cette phase d’appropriation de l’outil a mis en lumière une valeur forte chez nous : l’entraide. Nos équipes ont su s’entraider au sein des agences, mais aussi entre agences.
Passé cette étape d’appropriation de l’outil, chacun a pu mesurer les bénéfices apportés par un système intégré, comme la possibilité de trouver toutes les informations dans un seul outil.
Nous passons moins de temps à chercher les informations, confirme Alban Melero. Certaines fonctionnalités comme le passage des commandes, leur réception et leur suivi ainsi que la possibilité de travailler en mobilité sont de véritables points forts de la solution. La mise en place de ce nouvel ERP nous a permis de dématérialiser certaines tâches, comme la gestion des factures. L’ergonomie est également plus intuitive et mieux adaptée à nos activités.
Aujourd’hui, SMAC a plusieurs projets concernant son ERP SAP /S4HANA. L’entreprise voudrait tout d’abord l’interfacer avec son logiciel d’études de prix. Elle souhaiterait également améliorer ses états de reporting, afin de disposer d’une vision toujours plus claire de ses activités.