Comment remplacer le système de ristournes dans ECC par la gestion de contrat de conditions sur S/4HANA ?
Avec l'introduction de SAP S/4HANA, le système de ristournes* est désormais obsolète. Afin de pouvoir prendre sa suite, SAP a créé la gestion des contrats de conditions (SAP Condition Contract Management (CCM)). Mais plus qu’un simple transfert, cette dernière est une véritable refonte qui implique de nombreux points de paramétrages qui doivent être désormais traités. Ce nouveau système permet de se passer de la table indexée [VBOX] et d’ainsi optimiser la mémoire. Avec ECC, lorsqu’un contrat est modifié il faut recalculer et mettre à jour la table. L'une des raisons est que l'ancien système nécessite beaucoup de mémoire pour la table indexée. Par exemple, lorsqu'un contrat généralement basé sur les ventes est modifié, il fallait par le passé recalculer et mettre à jour la table [VBOX].
Que cela signifie-t-il pour les utilisateurs qui passent de SAP ECC à S/4HANA ?
Le contenu de la table pour l’index [VBOX] est supprimé lors de la migration vers SAP S/4HANA, cette table n’est plus utilisée.
Désormais les transactions pour la création, la prolongation, et l’extension des ristournes sont obsolètes (transactions VBO1, VBD, MEBV…).
Les transactions pour la création (VBO1), la prolongation des ristournes (transaction VB(D)) pour la partie vente et les transactions pour la création et extension des ristournes (transactions MEBV / MEB7 / MEBH) pour les achats sont sur la liste noire et ne peuvent plus être exécutées*. Cependant les ristournes existantes encore ouvertes peuvent encore être conclues.
Sur SAP S/4HANA, la gestion des contrats de conditions a un unique point d’entrée pour tous les types de ristournes suivants (transaction WCOCO_CREATE) :
Les fonctionnalités de traitement des remises ont été considérablement renforcées. C’est un des domaines qui offre le plus de possibilités de paramétrage parmi les nouvelles fonctionnalités de SAP S/4HANA).
Contrairement à l’ancienne solution, les comptabilisations ne sont pas créées dans un document, par exemple une commande de vente. Sous S/4HANA, SAP a créé un type de document spécifique qui effectue le transfert dans la comptabilité (document décompte).
Sous S/4HANA, le transfert des comptabilisations est effectué par des documents dédiés : « document décompte ». Cela simplifie le fonctionnement logique et évite de saturer les commandes de vente ou d’achat d’information.
Cette nouvelle solution est plus agile, il n’y a pas de conversions automatiques des accords de rabais ouverts en contrats conditionnels. Néanmoins, les mêmes objectifs peuvent être atteints et même améliorés.
Simplification de schéma du calcul du prix
Sous SAP ECC, les calculs des ristournes sont effectués dans le schéma de détermination des prix de vente ou d’achat, particulièrement dans le cas de systèmes de ristournes complexes. Le schéma de détermination du prix est plus vaste et complexe. La correction d’une erreur nécessite alors de longs calculs.
Pour éviter cela, SAP a introduit avec S/4HANA plusieurs schémas de détermination du prix pour le nouveau type de document qui contient différents scénarios (ristournes sur les marchandises, les services, les royalties) et actions (création de remises, provisions (delta)) dans le standard.
SAP fournit en standard pour de nombreux pays et plusieurs schémas de détermination du prix (~12 pour la France). Cela permet de simplifier le schéma de prix des documents (commande de vente ou d’achat) en supprimant les conditions de ristourne et en les transférant dans les documents des comptes dédiés.
La création « créer un contrat de condition » s’effectue de manière centralisée par : Créer contrat de condition (WCOCO_CREATE)
Le processus de règlement peut être exécuté automatiquement en utilisant des calendriers de règlement ou en utilisant les rapports de synthèse intégrés.
-
1
On choisit d'abord de quel type de ristourne il s'agit. SAP fournit un set (>48), par exemple une ristourne de vente sur la base des factures.
-
2
On remplit par la suite les données d'en-tête, notamment la période, les conditions de paiement, et les unités organisationnelles.
-
3
Les critères auxquels le partenaire doit répondre sont définis. Ces critères peuvent être combinés ou s'exclure mutuellement. Par exemple, il est possible de définir qu'un client donné doit être rémunéré pour un groupe de marchandises, mais que certains articles soient exclus.
-
4
Dans la quatrième étape, les provisions et les rémunérations peuvent être définies.
-
5
Enfin, la dernière étape consiste à définir le moment où le règlement est effectué. Pendant le règlement, les documents de règlement sont créés. Il peut s'agir de provision/compensation, de régularisation, de régularisation delta, de décompte delta, décompte partiel ou de décompte final. Avant le décompte final, il est possible de faire un test d'exécution.
La Gestion des contrats
Pour la mise en place d’une gestion des contrats ou de plusieurs systèmes de gestion des contrats vous pouvez vous préparer en vous posant les questions à la suite des étapes mentionnées ci-dessus.
-
Quels types de systèmes de ristourne ai-je dans mon entreprise ?
-
Quel(s) secteur(s) de l'entreprise est(sont) concerné(s) ?
-
Quelle est la durée, quand faut-il constituer des provisions et effectuer des règlements ?
-
Qui est le bénéficiaire ? Sur quelle prestation repose la prime (donneur d'ordre, destinataire des marchandises, (groupe de) fournisseurs, groupe d'acheteurs) ?
-
Quels produits, services, licences sont éligibles au bonus et lesquels ne le sont pas ? Sur quoi les bonus sont-ils appliqués (dans SAP, il peut s'agir d'une même marchandise ou d'une autre).
-
Les détails de chaque condition. Sur quoi se basent-elles ? Chiffre d'affaires dans une certaine vérité, ventes dans certaines unités de quantité, poids, formules, ...
-
À quel moment du processus les conditions sont-elles appliquées ? Par exemple, dans les achats, à la réception des marchandises ou seulement à la facturation du fournisseur, dans les ventes, sur la base de la commande ou de la facture ?
Si vous êtes en mesure de répondre clairement à ces questions, vous êtes parfaitement préparé pour un atelier avec SAP Condition Contract Management (CCM) qui vous permettra de mettre en place le nouveau système de gestion des contrats sous S4/HANA.
Si vous avez besoin d’aide pour le paramétrage, nous sommes là pour vous aider.
Glossaire
Condition Contract Settlement (LO-GT-CCS)
* Note SAP : 2226380 Seuls les clients ayant une licence CRM Trade Promotion Management ne sont pas concernés.
Note SAP : FAQ 2815535
Les ristournes sont des réductions de prix ultérieures qui ne sont garanties qu’à la fin d’une période (généralement un an) en termes de chiffre d’affaires ou de volume des ventes (contrairement aux rabais qui sont accordés immédiatement).
Les contrats de condition sont généralement créés en début d’année. Ils constituent des provisions en cours d’année dans la comptabilité de gestion et sont payés en fin d’année et au début de l’année suivante. Les provisions sont alors annulées.
Les contrats peuvent être créés rétroactivement dans SAP, modifiés en cours d’année et corrigés.