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Comment assurer la traçabilité et le suivi d’un article, à l’achat ou à la vente ?

Comment assurer la traçabilité et le suivi d’un article, à l’achat ou à la vente ?

Les situations peuvent être diverses :
• Réception d’une machine qui sera identifiée par un numéro de série interne et permettra un suivi en maintenance
• Vente d’une machine pour laquelle une prestation de maintenance peut être associée
La gestion dans la maintenance permettra de bien localiser cette machine dans l’entreprise.
La solution décrite est dans le cadre d’une réception. La logique sera la même pour l’expédition.
Le numéro de série qui sera généré est bien interne à l’entreprise (ce qui permet pour un même article de faire plusieurs réceptions qui seront individualisées avec ce numéro de série), on peut stocker celui du fournisseur dans l’équipement mais ce sont 2 valeurs bien distinctes.

Réponse à la problématique

C’est l’« article » au sens SAP du terme, qui va porter cette notion de numéro de série, via un profil paramétré affecté dans les Données de Stockage 2.

À chaque réception (flux du module MM – Gestion des achats et des stocks), un numéro de série sera généré automatiquement et il pourra aussi générer un équipement (module PM – Gestion de la maintenance et service à la clientèle) qui fera l’objet de contrôle ou de suivi (maintenance préventive et/ou curative par exemple) et de localisation dans l’entreprise (structure du poste technique).

Dans un premier temps, il faut vérifier ajuster ou modifier le paramétrage existant dans les modules MM et PM.

L’article étant le point de départ, il faut vérifier un certain nombre de paramètres :

  • Vérifier si le type article est bien défini pour une mise à jour des quantités / valeurs pour le ou les domaines de valorisation du projet

  • Créer un profil de numéro de série pour déterminer si sa détermination sera facultative, obligatoire ou automatique et si la création d’un équipement est associée à ce numéro de série ou non

  • Caractéristiques d’individualisation pour définir les conditions d’édition du numéro de série (automatique, obligatoire, facultatif….)

  • Affecter les codes mouvements associés générant un numéro de série (101 pour les réceptions que l’on peut affiner en fonction du type d’imputation du poste de commande)

Ensuite, il faudra créer le type d’équipement de maintenance que l’on veut gérer. Il n’est pas nécessaire de paramétrer toute la maintenance, nous n’avons besoin que des paramètres suivants :

  • Créer un nouveau type d’équipement pour gérer ce flux (si besoin)

  • Vérifier que la division de localisation est bien créée en miroir de la division (sinon il faut la créer)

  • Créer une structure de postes techniques si on veut gérer la localisation précise de l’équipement dans son entreprise / entrepôt ( et les différents niveaux souhaités).

Puis il faudra paramétrer la partie article :

  • S’assurer que les champs suivants soient visibles (sinon il faut modifier la sélection des zones d’écran de données pour le ou les types d’articles concernés)

  • Profil de numéro de série

  • Paramétrer les codes mouvements concernés par cette génération des numéros de série, Il faut savoir que seul le mouvement vers un stock à utilisation libre (mouvement 101) fonctionne (une réception en stock bloqué ne permet pas de générer un numéro de série)

  • Enfin affecter aux articles du type paramétré dans la vue « Données de stockage 2 » les valeurs correspondantes

  • Profil de numéro de saisie

  • Niveau d’individualisation (permet notamment d’avoir un lien univoque entre le numéro de série et le numéro de l’équipement, sinon ce seront 2 valeurs indépendantes, mais dans les 2 cas le lien existera toujours)

Process

Une fois l’article complété avec les paramètres dans les Données de stockage 2 :

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Il faut créer une commande d’achat (transaction ME21N) de façon assez classique sur le fournisseur concerné. Au moment de la réception, un onglet avec les numéros de série apparait en cochant

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Cet écran est la résultante du paramétrage du profil de série. À l’enregistrement, le numéro de série sera créé (plusieurs si la quantité est supérieure à 1).

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On retrouve ce numéro de série dans le document de réception et en cliquant dessus, on peut voir l’équipement associé

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À partir d’un article on peut retrouver tous les numéros de série et les équipements créés via la transaction IQ08.

Ensuite il reste à compléter la fiche équipement créée et à la « poser » dans l’entreprise si on souhaite la localiser.

Si le besoin est ensuite de faire une maintenance préventive ou curative sur cet équipement, il faudra compléter le paramétrage PM sur la gestion des ordres.

Process

Pour répondre à une problématique de traçabilité à la réception d’une machine dans l’entreprise, nous avons su mettre en place un flux qui s’appuie sur le standard SAP. L’article SAP peut être utilisé plusieurs fois (ou en quantité multiple dans une commande) et chaque réception génère un numéro de série et un numéro d’équipement (ou autant que la quantité réceptionnée) pour sa propre traçabilité.

De plus, l’équipement ainsi créé peut être « posé » dans un emplacement dédié et précisément défini dans la structure PM et ainsi le suivre en maintenance si besoin. En fonction du besoin, un lien avec une immobilisation (automatique à la création de l’équipement ou traçabilité de l’achat initial) est possible pour un suivi également analytique.

En conclusion

Il s’agit donc d’une solution d’optimisation des modules intégrés du standard SAP pour répondre à une problématique fonctionnelle de traçabilité et de suivi d’un achat ou d’une vente (le process serait similaire dans SD, la localisation pouvant être défini comme un emplacement externe dans PM) qui alliera les modules MM (gestion des articles), PM (gestion de la maintenance) et CO (contrôle de gestion).

Tous ces modules sont dans le package SAP et la gestion de la maintenance pourra ultérieurement être mise en place pour procéder à des contrôles réguliers (maintenance préventive) ou prévoir des réparations en cas d’incident (maintenance curative).

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